Um caminho que não tem volta e esta é a nossa sorte. Porque a digitalização pode transformar o mundo e fazer dele um lugar melhor pra todos.

 Neste artigo você vai ver:

Tecnologia e as micro e pequenas empresas

O que é digitalização empresarial

A diferença entre digitalização e automação

Processos digitalizáveis

Custo da digitalização

Digitalização X Humanização

Digitalização e desemprego

Impactos urbanos

Boa experiência!

Para uma adolescente de 14 anos, não há vida sem seu smartphone. Mas não é só a geração Z, nascidos entre 1995 e 2010, ou a posterior, chamada de Alpha, que tem uma ligação tão umbilical com seus celulares que não conseguem imaginar o que fariam sem eles. Na verdade, a maioria dos quarentões e cinquentões que passaram a adolescência e juventude sem acesso às facilidades tecnológicas da internet, passariam um tempo sem saber o que fazer se seus smartphones desaparecessem.

Hoje, em meio o isolamento, a tecnologia digital ganha ainda mais destaque nos lares e usuários no mundo. A terceira idade tem aderido ao uso dos smartphones para se comunicarem com a família ou fazerem suas compras sem precisar contar com a boa vontade dos mais jovens. Mas se formos pensar mais detidamente neste quadro, não dá pra imaginar um futuro diferente do digital. Isso antes de qualquer quarentena.

Porque há algum tempo, a digitalização deixou de ser uma opção. Ela é uma necessidade. 

Cenário

Se formos pensar em uma uma micro ou pequena empresa nacional, ou mesmo uma de médio porte, é comum termos o empreendedor centralizando toda a operação em suas mãos. Provavelmente ele é responsável pela área técnica do negócio, os processos de contabilidade, liderança e outras funções.

Nas pequenas e médias, há geralmente uma outra pessoa que o apoia na execução de uma tarefa que está correlacionada com o serviço, como um vendedor, por exemplo. 

É preciso ter em mente este cenário quando estamos falando em digitalização empresarial no Brasil. E se é disso que vamos falar, é melhor começar diferenciado dois elementos procedimentais que  podem ser tratados como sinônimos. Mas não são.

A digitalização de uma empresa é a busca pela eficácia e eficiência nos negócios através da digitalização de processos internos da organização, os quais podem ser customizados e portanto, não precisam do desenvolvimento de novas tecnologias. Ou seja, com a adoção de ferramentas digitais já existentes, as empresas podem abrir novos pontos de venda e canais de comunicação com o usuário, trazendo mais dinamismo às operações da cadeia empresarial e de vendas.

Essa característica tem uma forte relação com a cultura da empresa, dos processos internos que já fazem parte da rotina dos colaboradores, assim como a automação, mas de uma forma diferente. Podemos entender a digitalização como uma não aversão à tecnologia.

A automação dos processos diz respeito à compreensão do fluxo organizacional e à sua aceleração através da inteligência sistêmica. Isso inclui a parte administrativa, a operacional, a logística e a de vendas – podendo gerar o desenvolvimento de novos programas, novas ferramentas digitais que atendam estas demandas. 

Comparada à digitalização, a automação apresenta uma maior possibilidade de customização, de atender a um setor específico com o objetivo de reduzir a participação de pessoas no processo, tornando-o mais simples e ágil via Inteligência Artificial, Inteligência de Dados, máquinas inteligentes e IoT. 

Digitalização, ferramentas e processos 

Traçar o caminho de ferramentas ou opções de forma determinista está longe de ser o mais ideal, pois cada empresa tem uma característica exclusiva sobre si. É preciso antes, portanto, compreender e mapear as tarefas e funções de acordo com as habilidades dos seus funcionários e característica da produção ou do serviço. De forma mais generalista, considerando uma microempresa, teremos:

Departamento administrativo/financeiro

É comum o gestor se preocupar apenas com o fluxo de caixa e não ter na otimização da visão dos seus recursos uma estratégia melhor. Vale investir em plataformas de gestão e controle financeiro que possibilitem uma visão mais geral de todo o processo ao longo da atividade. Se não for possível a contratação de ferramentas de terceiros, os bancos que oferecem conta jurídica possibilitam esse serviço pelo Internet Banking.  

Etapa de produção

Este setor é mais delicado porque depende do que é produção para cada empresa. Se for um serviço de produção intelectual, os softwares podem ser mais visuais e tornar cada etapa produtiva mais facilmente compreendida para todos os integrantes da equipe. 

Se a empresa tem como produção bens de consumo, vale aqui programas que padronizam e qualificam a produção, de forma a manter os produtos sempre nas mesmas medidas e tamanho, para, assim, provocar uma relação de consumo melhor.

Vendas

Neste caso, não tem como não falar do e-commerce nos dias de hoje. O ideal é não depender exclusivamente do ponto de venda, mas diversificar os canais, ainda que o empreendedor eleja um ponto como mais importante para sua operação e os demais, como um diferencial nos negócios. 

Não depender do espaço físico e se espalhando digitalmente por mais pontos de contato e conveniência, seja pelas redes sociais ou outros sistemas de marketplace. Posicionar-se na busca orgânica, como geolocalizar seu negócio no Google Maps, é uma ótima ação. Com informações bem básicas, como descrição das atividades, serviços, e o telefone para contato e vendas, podem ser indicadores do caminho para o usuário chegar até a empresa, tendo inclusive uma prévia da avaliação do negócio, validando a confiança do serviço pelos reviews dos clientes. 

A tecnologia digital não é mais uma opção

É uma necessidade do empresário digitalizar seu negócio. O universo digital não é mais opção, ele já faz parte da nossa cultura e estilo de vida e, portanto, de uma nova demanda que surge. Há sete anos poderíamos falar em opção, mas hoje as gerações já não vivem sem smartphone. Eles gerenciam da conta de banco a todas as tarefas profissionais e pessoais por meio de um aparelho celular conectado à intenet

Ao empreender, é preciso ter em mente que o mercado corresponde à demanda e à oferta. Se existe uma demanda digital forte, é muito difícil que uma empresa se sustente sem ouvir essa nova demanda que vai se adequando aos hábitos das novas gerações. Inclusive, vale lembrar que tem sido crescente o uso da tecnologia por parte dos idosos, que estão usando como uma fonte a mais de comunicação, principalmente com a pandemia.

Com a adoção de ferramentas digitais já existentes, as empresas podem abrir novos pontos de venda.

A tecnologia tem integrado e ressignificado muito as relações. Analfabetos, por exemplo, aprendem a “ler e escrever” por meio de símbolos, conseguindo se expressar para mais pessoas.  

Tempo é custo

Há uma pesquisa que utilizamos com base de dados que revela que quem produz conhecimento gasta 2,5 horas procurando informações, mas encontra o que procura em apenas 40% do tempo. Em valores, as empresas gastam cerca de U$ 750 bilhões de dólares por ano apenas procurando informação para auxiliar no trabalho. 

Um tipo comum de erro do pequeno empreendedor é acreditar que minimizar certos custos pode ter efeito positivo, mas muitas vezes evitar um erro ou se posicionar com um diferencial competitivo a partir de novas ferramentas, pode ajudar a fidelizar clientes e aumentar a reputação da empresa.

Os bancos oferecem ferramentas de gerenciamento de boletos, emissão de cobranças, cadastro de fornecedores e criação/recebimento de alertas de pagamento a taxas muito acessíveis aos clientes. Não raras vezes, por preferir uma conta mais simples, de pessoa física, esses clientes deixam de conhecer uma plataforma que lhe está disponível e pode facilitar muito todo o gerenciamento do seu negócio. 

Além da plataforma, quando se assume Pessoa Jurídica nesse ambiente, o empreendedor desenvolve uma visão de governança administrativa importante, já que passa a ter uma dimensão administrativa estratégica do que está acontecendo na empresa pelo controle de fluxo de caixa.

Aliás, antes de ir atrás de outras ferramentas digitais, é importante que o micro e pequeno empresário conheça o que os bancos podem lhe oferecer. As  famosas maquininhas também oferecem esse tipo de suporte e vale  muito a pena conhecê-las. 

Humanizar sem ser humano

No comércio, praticamente tudo é passível de digitalização, salvo as relações humanas. E elas poderão ser cruciais pois mesmo que alguns negócios consigam robotizar o canal de vendas, em algum momento haverá a necessidade de que se tenha características humanas no ambiente digital das.

Veja o chatbot por exemplo: embora seja um atendimento eminentemente digital, traz aspectos humanos que vão do avatar e nome do atendente virtual às formas que esse “robô” se expressa. O mesmo ocorre com o atendimento via WhatsApp que, mesmo sendo “robotizado”, pode ser interpretado como humano pelo usuário.

É bom dizer que ao humanizarmos o digital não estamos sugerindo que o usuário seja enganado. Em momento algum a pessoa que interage na plataforma da empresa será levada a acreditar que há um ser humano por trás de cada um de seus comandos.

A intenção é que o usuário saiba que  aquele universo foi projetado por um ser humano como ele e portanto, compreende suas necessidades, aspirações e dúvidas. Inclusive, é aconselhável que o contato humano esteja sempre ao alcance do cliente, sempre visível e fácil acesso.

Digitalizar é UMA das formas de diversificar

Para mensurar o nível de digitalização, é preciso ponderar a proposta de valor da empresa, qual o tipo de produto trabalha, que categoria de consumidor quer impactar, e entender que diversificar canais de venda não significa necessariamente se digitalizar totalmente. Por isso é importante ter clara a proposta da empresa e qual seu vínculo emocional com os clientes. 

Levar a empresa do mundo concreto, digamos, para o digital não se resume a criar um site, abrir um canal de vendas online e pronto. Há todo um conceito, uma relação humana envolvida que deve estar presente também no ambiente virtual. 

Um tipo comum de erro do pequeno empreendedor é acreditar que minimizar certos custos pode ter efeito positivo

A depender do seu posicionamento de mercado, o indicado é não se digitalizar pois esta migração poderá influenciar negativamente seu valor junto aos seus clientes. É importante ter em mente que a digitalização deve estar sempre acompanhada do fator humano que a empresa como um todo traz consigo e oferece ao consumidor. Esse tipo de relação é um ativo valiosíssimo. 

Diversificar os canais tem mais a ver com como chegar até o cliente ou criar novas formas de promover sua conveniência do que mecanizar ou digitalizar toda a operação da empresa. 

De dentro para fora

Não se pode dar um passo ruma a digitalização sem investigar, mapear e fazer um diagnóstico dos valores da empresa, do produto e do serviço para se entender toda sua operação e fazer com que ela possa fluir de maneira harmoniosa com a jornada de compra do seu cliente. A cada empresa tem seu fluxo.

Aliás, qualquer empresa não poderia dar um passo em qualquer sentido sem cumprir essas etapas, mas isso é assunto para outro artigo.

Não adianta a empresa se esforçar para propiciar uma entrega de produto/serviço perfeita se ‘dentro de casa’ a operação não flui. A DUXcoworkers tem batido numa tecla há alguns anos que o User Experience tem relação com uma experiência de jornada mais simplificada, intuitiva e agradável de dentro para fora.

Ou seja, para o match acontecer, é preciso que a empresa tenha fluidez das operações internas, que invista tempo e dinheiro em seu próprio fluxo de operação e relações de trabalho para gerar um retorno, eliminando gargalos que lhe demanda esforços e poucos resultados. 

Digitalizar não garante melhor desempenho

Ao pensarmos em implementar a digitalização, é importante saber que será preciso monitorar os resultados e usá-los em benefício da empresa. Ou seja, é preciso saber usar a ferramenta e aplicar suas funcionalidades nas demandas internas.Digitalizar por digitalizar não faz sentido. É preciso se preparar para esse processo. 

Saber distinguir as ferramentas e quais são mais adequadas para os processos que se quer digitalizar é essencial. Assim como escolher aquela que corresponde ao nível de cultura e maturidade digital dos funcionários, para que eles possam usar de forma confortável, sabendo extrair números ou resultados destas plataformas.

A digitalização é um passo a passo que vai se adequando às ferramentas cada vez mais complexas na medida em que as pessoas aperfeiçoam seu trabalho nessa “nova” operação. 

Este processo de adequação passa por uma desconfiança que se não for natural, ao menos é muito comum passar pela cabeça dos funcionários: haverá demissões? 

Pessoas e trabalho

Não é uma verdade que a transformação digital acarreta em redução do quadro de funcionários. Inclusive, pode ocorrer o movimento reverso, a necessidade de contratação de mais mão de obra para fazer a transição da empresa para uma fase mais digital.

O que está dando certo, de imediato não pode ser abandonado e, por isso mesmo, talvez seja necessário mais pessoas para compor o time, visto que a curva de aprendizado demanda tempo e esforço. 

Não se pode dar um passo ruma a digitalização sem investigar, mapear e fazer um diagnóstico dos valores da empresa

Com o tempo e o conhecimento digital sendo absorvido, ocorre uma revisão das tarefas do time, que pode, aí, acarretar em desligamento se a pessoa não mais se adequar a cultura empresarial que foi, ao longo do tempo, se incorporando à empresa. 

Para identificar os gargalos, é preciso conhecer gente, mapear processos, fazer uma imersão real e sincera na empresa para identificar a solução e o diagnóstico. É preciso, em outras palavras, entender profundamente o próprio negócio, o que é que de fato a empresa oferece às pessoas.

Por exemplo: um restaurante não oferece apenas o prato de comida, mas toda uma experiência gastronômica que vai da forma como o menu é apresentado, como os pratos são servidos, as sugestões da casa e do chef quanto à bebida que melhor harmoniza com aquele pedido e por aí vai. Ir a um restaurante é uma experiência que vai além do simples “matar” a fome. 

O mesmo acontece com muitos outros negócios como agência de viagens – a gente compra a experiência de ver a Mona Lisa ou o teto da Capela Sistina, não uma viagem de avião. A partir deste conhecimento e da adaptabilidade do colaborador em aprender, é possível desenvolver uma nova jornada. 

Cidades inteligentes

Os impactos da tecnologia digital nas cidades é imenso. Os aplicativos de mobilidade, por exemplo, gerados a partir da  tecnologia são um exemplo do quanto os serviços online estão inseridos no dia a dia urbano. 

Mas não é só na praticidade de locomoção ou de receber as compras do supermercado em casa que a tecnologia digital é importante para as cidades. Com ela, é mais fácil e eficiente organizar-se como comunidade. É por isso que hoje economia colaborativa e compartilhada estão em pauta.

Para qualquer lado que você olhe dentro do universo urbano, a digitalização abre portas às empresas. Seja para vender lanches, livros ou aulas do que quer que seja, seja para pensar coletivamente em soluções para as pessoas, a digitalização  é tão fundamental para uma empresa quanto as próprias pessoas para uma cidade.

E esse cenário, apesar dos obstáculos, é muito promissor para os pequenos empreendedores.

Pequenos valentes

O pequeno empreendedor tem sido esmagado por tributos e pela falta de recursos públicos destinados a ele, que muitas vezes sustenta a família por meio desse negócio. Ao mesmo tempo que isso tem sido uma realidade, temos do outro lado um público consumidor cada vez mais empático e disposto a ajudá-lo nessa empreitada. 

A dica é ele não olhar para sua própria dor e pensar nas oportunidades que o mundo está colocando de forma gratuita, como cursos de qualidade, consultoria do Sebrae, por exemplo.

Tem hora que é difícil não desanimar, mas, ao mesmo tempo, temos hoje infinitas possibilidades que se abrem com a tecnologia e a internet que podem ser testadas antes de se fazer um investimento maior. 

Digitalizar-se é um passo nesse sentido.